- Mettre des mots sur le shadow IT
Si on cherche sur internet le terme shadow IT, on tombe sur plus de 80 300 000 résultats. Afin de bien se mettre d’accord, nous allons donc mettre des mots clairs dessus.
Les termes français le plus souvent utilisés en français pour parler du shadow IT est informatique de l’ombre, mais le terme couramment utilisé en informatique est emprunté aux anglo-saxons. Il est difficile de dater la naissance du concept de Shadow IT, on sait cependant que CEO de Alinean avait déjà bien étudié le problème dans un article publié en 2003 (http://www.computerworld.com/article/2563363/it-management/it—shadow-spending--has-doubled.html).
Dedans nous apprenons même que le Shadow IT dans les années 90 représentait environ 10 % du budget informatique d'une boite. En effet, Thomas Pisello nous a confié avoir entendu parler du phénomène shadow IT dans les années 1990 suite à un rapport du Gatner. Même si j’aurais aimé mettre la main sur ce rapport. Le Gartner est resté sourd à mes appels du pied.
En France, c'est le CEO de ALDES, Thomas Chejfec, qui fait office de référence sur le sujet grâce à ces nombreux articles et son enquête approfondie sur le sujet en 2013 (https://i8080.files.wordpress.com/2013/04/capture-d_c3a9cran-2013-04-25-c3a0-15-15-33.png).
Avec ce placement décors, on est encore loin d’avoir expliqué ce qu’est le shadow IT. (Et je n’ai même pas commencé)
Dans une entreprise, toute l’informatique est mise en œuvre par la DSI, on entend par informatique tout ce qui est matériel, logiciel ou encore même personnel chargé de le mettre en œuvre. Le shadow IT englobe tout élément qui compose le système d’information sans que la DSI ne soit au courant.
- Comment nait une ombre ?
Si vous avez le temps, je souhaite vous lancer un petit défi. Enfermez-vous dans une pièce bien noire, sans aucune lumière. Puis, tentez de trouver votre ombre. Vous vous apercevrez vite qu’elle n’apparaît pas. En effet, en plus d’un corps, une source lumineuse est nécessaire pour créer une ombre. Ce même principe s’applique en informatique. En informatique, notre source lumineuse est notre DSI, c’est elle qui propose un catalogue de services et d’applications, fournit budget et expertise pour monter un projet. Tout ce qui n’est pas dans notre lumière de la DSI est donc notre Shadow IT.
Cela se traduit donc par des fichiers Excel comprenant de nombreuses macros utilisées pour réaliser un processus métier, tous les logiciels hors catalogue, les solutions cloud, site web, matériel informatique et même informaticien extérieur de la DSI.
Mais pourquoi donc ? Qu’est-ce qui peut bien pousser les gens à sortir du cadre ?
Les réponses données à cette question sont très intéressantes. Ce qui ressort dépend du type de Shadow IT. Si on parle des matériels non connus par la DSI à cause du phénomène BYOD pour Bring Your Own Device, en français : Apporter Votre Propre Matériel peut être expliqué par la piètre performance des ordinateurs professionnels par rapport aux machines que l’on a chez nous. Un employé qui voit son poste de travail s’éteindre quand trop d’applications sont ouvertes en même temps pour les 4Go de mémoire vive qu’il possède,peut être très tenté d’amener son propre ordinateur disposant de 4 fois plus de puissance. Ce qui partait donc d’une bonne attention, le fait de vouloir améliorer sa productivité se transforme en Shadow IT. En effet, l’ordinateur personnel dispose de pleins d’autres applications qui ne sont pas gérées par la DSI et peuvent renter en confit avec les applications métiers. Les différentes versions de navigateur ou de JVM peuvent entraver le bon fonctionnement du SI.
Les solutions cloud et, bien avant elles, les sites web sont la réponse d’un métier qui désire répondre à un besoin rapidement en ayant le plus de contrôle possible dessus sans se faire ralentir par une DSI. Les services communications se retrouvent donc avec un tas de sites web pour lesquels la DSI ne fournistaucun support. Pour cause, elle ne les connaît même pas.
Dans certaines entreprises, des divisions entières se séparent de l’informatique du groupe. Une entreprise peut alors se retrouver avec un système d’information à deux vitesses. AÀce niveau, si la séparation est clairement pilotée, on n’entre plus dans ce qu’on appelle le phénomène Shadow IT. Nous sommes dans ce dernier cas dans deux DSI distincte s ui se reconnaissent l’une l’autre. Avec quand même un goût de défaite contre le shadow IT pour la première DSI.
Mais nous n’avons toujours pas mis le doigt sur la vraie raison du Shadow IT. Pourquoi les équipements ne sont -ils as au niveau ? Pourquoi les solutions internes ne conviennent -elles as aux métiers ? Et bien comme le montre le dernier exemple, c’est tout simplement , ar la DSI ne donne pas entière satisfaction à son métier. La cause de ce manque d’alignement peut être due à des solutions trop longues à mettre en place, des budgets trop faibles ou des compétences inexistantes. Ce qui pousse les utilisateurs (et parfois des domaines entiers) à en reprendre le contrôle.
Les Shadow IT s’expliquent donc bien souvent par des besoins métiers réels , ais non proposé s ar la DSI. Le problème de fond est donc le dimensionnement de la DSI inadapté au métier.
- Une ombre chinoise
Il y a plus de chose s dire sur une ombre que l’on pourra le croire. Ce n’est pas juste une tache noire. Ça peut être aussi bien un mignon lapin qu’un terrifiant dragon. Tout dépend de ce qu’on en fait. L’ombre de l’informatique ne déroge pas à cette règle. En effet , e pas connaître tous les éléments du système d’information peut être considéré comme un frein à son évolution. Il peut scléroser les technologies utilisésesdans l’entreprise , ar aucune gouvernance n’est fait e essus et que par peur de casser l’existant on décide de garder des logiciels obsolètes, mais cela ne sclérose pas que la technique. Les processus qui nourrisse nt a chaîne de valeur de l’entreprise peuvent eux aussi être difficile s faire évoluer , ar la direction a du mal à évaluer comment les utilisateurs alimente nt e processus. Cependant en étant objectif on peut aussi admettre que la liberté de prendre des initiatives permet au métier d’être parfois plus réactif que d’attendre d’être outillé par la DSI. Une expression existe d’ailleurs quand la DSI reprend le dessus sur le shadow IT en fournissant les bons services aux métiers, il s’agit du Business Light.
La question du shadow IT est complexe. Et savoir ce que c’est ne suffit pas à s’en garder. Il ày aderrière ce phénomène de vrai s ravaux, de vrai es ction s faire de la part de la DSI pour un système d’information mieux maitrisé.